Si gestionas un alojamiento turístico en España, la información con tus huéspedes viaja en dos direcciones. Por un lado, les pides datos que la ley te obliga a recoger y comunicar a las autoridades. Por otro, les das información para que lleguen, entren, se alojen sin dudas y salgan sin llamarte. Lo más práctico es resolver ambas cosas online, antes de la llegada, con un proceso claro, en el idioma del huésped y sin recoger más datos de los necesarios.
En esta guía vamos por partes, de anfitrión a anfitrión: qué exige la normativa, qué datos puedes pedir (y cuáles no), cómo plantear el formulario con huéspedes extranjeros y qué debería contener la información que les ofreces en tu propia web.
En resumen
- Prácticamente todo alojamiento turístico en España debe registrar y comunicar los datos de sus huéspedes a través de SES.HOSPEDAJES, del Ministerio del Interior, tanto si tienes una vivienda como si gestionas varias.
- La comunicación debe hacerse de forma inmediata y, como máximo, en 24 horas desde la reserva, su anulación o el inicio del servicio.
- Puedes recoger los datos con un formulario online, pero la AEPD indica que no debes pedir ni guardar copia o foto del DNI o del pasaporte.
- Con huéspedes extranjeros, el tipo de documento cambia (DNI, documento de identidad de la UE o pasaporte) y conviene que el formulario y la información de la estancia estén en su idioma.
- Una web propia con guía digital del alojamiento reúne en un solo sitio las normas, el acceso y las recomendaciones locales.
Tabla de contenidos
- Qué obliga a los alojamientos a registrar a sus huéspedes
- Qué datos puedes pedir a cada huésped
- Cómo recoger los datos online sin errores
- Huéspedes extranjeros: lo que cambia
- La otra mitad: la información que ofreces al huésped
- Cómo lo planteamos en AlojameYa
- Errores frecuentes al informar y registrar a los huéspedes
- Una lista de comprobación antes de tu próxima llegada
- Preguntas frecuentes
- Fuentes
Qué obliga a los alojamientos a registrar a sus huéspedes
El Real Decreto 933/2021, de 26 de octubre fija las obligaciones de registro documental e información de quienes ejercen actividades de hospedaje, y su Anexo I recoge los datos que hay que facilitar. El Ministerio del Interior activó el nuevo registro el 2 de diciembre de 2024 y desde entonces deben comunicar los datos de sus clientes las empresas hoteleras, las plataformas intermediarias y las agencias de viaje, entre otros sujetos obligados.
En la práctica, el Ministerio incluye en el sector a hoteles, hostales y pensiones, viviendas de uso turístico, apartamentos turísticos, casas rurales, campings y zonas de autocaravanas. Si tienes un apartamento, una casa rural o una villa que anuncias en Airbnb o Booking, te afecta.
Hay un matiz que conviene conocer. Según la página de partes de entrada y obligaciones de registro documental, quien ejerce el hospedaje de manera no profesional queda exceptuado del registro documental y de la conservación de datos, aunque sí tiene las obligaciones de comunicación. Si dudas de en cuál de los dos casos estás, consulta con tu gestor o con la propia sede electrónica del Ministerio.
Qué es SES.HOSPEDAJES
Es la plataforma del Ministerio del Interior para enviar la información que exige el Real Decreto. Antes de operar, el sujeto obligado debe darse de alta en la aplicación y, según la Sede Electrónica del Ministerio del Interior, se requiere certificado digital o estar dado de alta en Cl@ve. Haz ese alta con tiempo: es lo primero y no se puede improvisar el día de la primera llegada.
Plazos: las 24 horas
El artículo 6.3 del Real Decreto establece que la comunicación se haga de manera inmediata y, en todo caso, en un plazo no superior a 24 horas desde la reserva o formalización del contrato, su anulación o el inicio de los servicios contratados. Dicho de forma sencilla: hay dos momentos que vigilar, cuando se confirma o cancela la reserva y cuando el huésped entra. La guía de preguntas frecuentes del Clúster Turismo de Galicia advierte de que comunicar fuera de plazo podría constituir una infracción leve.
Por eso interesa tener los datos del huésped antes de que llegue. Si esperas a la puerta del alojamiento, ya vas con el reloj en marcha.
Qué datos puedes pedir a cada huésped
La lista exacta está en el Anexo I del Real Decreto y es la misma para toda España. Como orientación, la Dirección General de Consumo enumera los datos que pueden solicitarte a quien se aloja:
- Nombre y apellidos.
- Sexo.
- Tipo y número de documento de identidad, y número de soporte cuando proceda.
- Nacionalidad.
- Fecha de nacimiento.
- Residencia habitual.
- Datos de contacto.
- Número de viajeros y parentesco si viajan menores.
Además de los datos de cada viajero, se comunican los de la reserva (contrato, estancia y pago). Comprueba siempre el Anexo I en el BOE, porque es la referencia que manda.
Menores y grupos
Según el Ministerio del Interior, los partes de entrada deben firmarlos las personas mayores de catorce años que usen el alojamiento. Los datos de los menores de catorce los facilita el adulto que los acompaña, y si hay menores debe indicarse el parentesco entre los viajeros. En tu formulario esto se resuelve con un campo claro de «¿viajas con menores?» que despliegue las preguntas necesarias solo cuando hace falta.
Qué no debes pedir: copia del DNI o del pasaporte
Es el error más habitual al montar un check-in online. La AEPD, en su nota de 17 de junio de 2025, indica que solicitar una copia del DNI o del pasaporte vulnera el principio de minimización de datos del artículo 5.1.c) del RGPD, porque el documento contiene más información de la exigida y su copia supone un riesgo innecesario de suplantación de identidad.
La misma nota plantea una alternativa sencilla: puede bastar un formulario que recoja exclusivamente los datos exigidos en los apartados A.3 y B.3 del Anexo I, cumplimentado online o en persona. Como regla de trabajo, recoge los campos que pide la norma, comprueba el documento y no almacenes imágenes de él.
Cómo recoger los datos online sin errores
Un formulario online bien planteado te ahorra mensajes de WhatsApp y llegadas con prisa. Estos son los pasos que recomendamos seguir:
- Envía el enlace en la confirmación de la reserva. Cuanto antes lo reciba el huésped, antes tendrás los datos y menos presión con el plazo de 24 horas.
- Pide solo los campos del Anexo I. Ni fotos del documento ni datos que no necesites.
- Explica para qué se piden. Una frase breve: es una obligación legal del alojamiento.
- Informa sobre protección de datos en la propia pantalla. El Clúster Turismo de Galicia recuerda que esa información debe facilitarse al viajero de forma visible en el check-in, presencial u online, y que puede darse por capas: una información básica al principio y el resto en tu política de privacidad.
- Revisa cada ficha antes de enviarla. El Real Decreto hace responsable al alojamiento de la exactitud de los datos, que deben coincidir con los documentos que acreditan la identidad.
- Conserva los datos el tiempo que marca la norma. El registro informático debe guardarse tres años desde que termina el servicio, según el Ministerio del Interior.
Cómo verificar la identidad a distancia
Si el huésped rellena todo sin que nadie lo vea, ¿cómo te aseguras de que es quien dice ser? La AEPD apunta que en línea la verificación puede hacerse con certificados digitales, comprobando los datos asociados al medio de pago o enviando códigos de seguridad al teléfono o al correo del huésped. El mismo organismo sancionó una práctica concreta: exigir fotos de ambas caras del documento y una selfie con tecnología biométrica, por tratamiento excesivo y no legítimo de datos. Un código al móvil o al correo es más sencillo, y más respetuoso con el huésped.
Huéspedes extranjeros: lo que cambia
Gran parte de quien se aloja en un apartamento turístico en España viene de fuera, y es ahí donde un formulario mal pensado genera más dudas. Lo que hay que tener presente:
- El tipo de documento. DNI para españoles, documento de identidad para ciudadanos de la UE y pasaporte para el resto. Ofrece un desplegable con estas opciones en lugar de un campo libre.
- Los datos que no figuran en el documento. Domicilio habitual, teléfono y correo no salen del DNI ni del pasaporte, por lo que hay que preguntarlos siempre.
- El idioma. Un formulario que el huésped no entiende produce errores en nombres, números y fechas, y de la exactitud eres responsable tú. Ofrecerlo en inglés, francés, alemán o el idioma de tus clientes habituales reduce incidencias.
- Las fechas y los nombres. Pide el nombre tal como aparece en el documento y fija el formato de fecha para evitar confusiones entre día y mes.
Para quien se pregunta por una web pensada para huéspedes extranjeros, la idea es la misma: un único enlace, en el idioma del viajero, donde encuentre qué hacer antes de llegar.
La otra mitad: la información que ofreces al huésped
Cumplir con el registro es la parte obligatoria. La parte que mejora las valoraciones es la información práctica. Lo que suele reducir llamadas y dudas, según lo que vemos en el día a día de cualquier anfitrión:
- Cómo llegar y cómo entrar. Dirección exacta, aparcamiento, instrucciones de acceso, hora de llegada.
- Normas de la casa. Ruido, fumar, mascotas, capacidad, residuos.
- Wifi, calefacción, aire acondicionado, electrodomésticos. Lo que siempre se pregunta, escrito una sola vez.
- Salida. Hora, llaves, qué hacer con la basura.
- Contacto y urgencias. Tu teléfono, el de emergencias, el centro de salud más cercano.
- Recomendaciones locales. Supermercados, restaurantes, transporte y normas de la zona.
Este último punto cambia según la ciudad. Si tu alojamiento está en Madrid, por ejemplo, a muchos viajeros les resulta útil saber cómo moverse, y puedes orientarles hacia la normativa del patinete eléctrico en Madrid antes de que alquilen uno.
Dónde publicarla: tu propia web frente a un PDF suelto
Muchos anfitriones mandan un PDF o un mensaje largo por la plataforma. Funciona, pero se pierde, no se actualiza y no tiene tu marca. Una web propia del alojamiento permite tener esa información viva en un enlace que no cambia, en varios idiomas, y enlazarla desde la confirmación de la reserva. Te cuento cómo encaja con las reservas directas: el huésped que reserva en tu web ya está en tu canal, y ahí mismo puede encontrar todo lo demás.
Cómo lo planteamos en AlojameYa
En AlojameYa, plataforma española, creamos webs profesionales de reservas directas para propietarios y gestores de alojamientos turísticos, con dominio propio, tu marca y motor de reservas. Entre lo que incluyen nuestros planes, según cada uno, están la web multilingüe, la guía digital para huéspedes, el calendario sincronizado con Airbnb y Booking mediante iCal, los pagos online y las comunicaciones automáticas con el huésped. Así, la información práctica de tu alojamiento queda en tu web, en varios idiomas, y no repartida entre mensajes.
Los planes Web Profesional, Reservas Directas y Canal Directo Pro cuestan 15,99 € al mes cada uno, y puedes ver qué incluye cada uno en la página de precios de AlojameYa. Seguirás usando Airbnb o Booking si quieres: la web propia es un canal adicional bajo tu control. Si prefieres verlo antes de decidir, puedes solicitar una demostración personalizada desde alojameya.com.
Una precisión importante: el registro de viajeros ante el Ministerio del Interior es una obligación tuya como titular del alojamiento, y se hace en la plataforma oficial SES.HOSPEDAJES. Pregúntanos qué automatizaciones incluye cada plan antes de contratar.
Errores frecuentes al informar y registrar a los huéspedes
- Esperar al día de la llegada. Con el plazo de 24 horas, es mejor recoger los datos antes.
- Pedir una foto del DNI «por si acaso». La AEPD lo considera tratamiento excesivo.
- No informar sobre protección de datos. El huésped debe saber quién trata sus datos y para qué.
- Formularios solo en español. Aumentan los errores con viajeros extranjeros.
- Información dispersa. Si el wifi está en un mensaje, las normas en otro y el acceso en un PDF, alguien acabará llamándote a las once de la noche.
- Reservas duplicadas por calendarios desincronizados. Un huésped con datos correctos en una reserva que no puedes atender es un problema igual de serio; en esta guía para evitar reservas duplicadas explicamos cómo prevenirlo.
Una lista de comprobación antes de tu próxima llegada
- Estás dado de alta en SES.HOSPEDAJES con certificado digital o Cl@ve.
- Tu formulario recoge solo los datos del Anexo I.
- El huésped recibe el enlace en cuanto confirma la reserva.
- El formulario incluye la información de protección de datos.
- Está disponible en los idiomas de tus huéspedes habituales.
- Envías el parte dentro de las 24 horas que fija la norma.
- La información práctica de la estancia está en un único enlace actualizado.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que registrar a mis huéspedes si solo alquilo un apartamento en Airbnb?
Sí, si ejerces una actividad de hospedaje, la comunicación de datos te afecta aunque sea una sola vivienda. El Ministerio del Interior distingue entre quien lo hace de forma profesional y quien no: este último está exceptuado del registro documental y la conservación de datos, pero no de comunicar. Confirma tu caso en la sede electrónica del Ministerio.
¿Puedo pedir una foto del pasaporte para hacer el check-in online?
No es lo que recomienda la AEPD. Según su nota de junio de 2025, pedir y conservar copia del DNI o del pasaporte vulnera el principio de minimización de datos. Recoge en un formulario los datos del Anexo I y verifica por otros medios, como un código al móvil.
¿Cuánto tiempo hay que guardar los datos de los huéspedes?
El registro informático debe conservarse durante tres años desde que finaliza el servicio contratado, según el Ministerio del Interior. Las obligaciones de conservación no se aplican a quien ejerce el hospedaje de forma no profesional.
¿Qué información debo dar a un huésped extranjero antes de llegar?
Lo básico: cómo llegar, cómo entrar, normas de la casa, wifi, contacto y recomendaciones locales, en su idioma. Si además rellena un formulario de registro, que sea claro sobre el tipo de documento que debe indicar según su nacionalidad.
¿Puede AlojameYa darme una web con información para huéspedes?
Sí: según el plan contratado, incluimos web multilingüe y guía digital para huéspedes, además de calendario sincronizado con Airbnb y Booking. Puedes consultar los planes y precios publicados en nuestra página de precios.
Fuentes
- Real Decreto 933/2021, BOE
- Ministerio del Interior: Interior activa el nuevo registro de hospedaje
- Ministerio del Interior: Partes de entrada y obligaciones de registro documental
- Sede Electrónica del Ministerio del Interior: Hospedajes
- Nota de la AEPD sobre registro de hospedajes, 17 de junio de 2025
- Dirección General de Consumo: qué datos me pueden pedir en un alojamiento
- Clúster Turismo de Galicia: preguntas frecuentes sobre registro de viajeros
- Normativa del patinete eléctrico en Madrid
Recomendaciones
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